GDPR - Behandling av personuppgifter

Genom den nya EU-förordningen GDPR (General Data Protection Regulation) har kraven på hur företag och föreningar får behandla dina personuppgifter skärpts. För oss i Elimförsamlingen i Billdal är det viktigt att följa de lagar och regler som finns för att skydda din personliga integritet och vi strävar efter att alltid skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Nedan följer information om hur vi behandlar dina personuppgifter.

Medlemmar i församlingen

När du blir medlem registrerar vi följande uppgifter om dig i församlingens matrikel: namn, adress, telefonnummer samt datum för födelse och medlemskap. Det registreras även om du blivit medlem genom dop hos oss eller ett flyttningsbetyg från en annan församling. Dessa uppgifter samlas in för att vi dels ska kunna informera dig om vad som händer i församlingen, kalla dig till olika församlingsmöten eller i övrigt komma i kontakt med dig i din egenskap av församlingsmedlem, dels erbjuda service i form av uppvaktningar eller utfärdande av flyttningsbetyg.

Om du informerat om eller föreslagit saker på styrelse- eller församlingsmöten, eller blivit vald till någon funktion, kan ditt namn komma att sparas i det aktuella mötesprotokollet.

Om du utnämns till en ledande post eller är ansvarig för en arbetsgrupp eller någon annan aktivitet i församlingen kan dina kontaktuppgifter (dvs. namn, telefonnummer och/eller mejladress) komma att publiceras på församlingens hemsida och/eller i en annan kanal för information.

Deltagare i församlingens aktiviteter

Oavsett om du är medlem i församlingen eller inte gäller följande om du vill delta i våra aktiviteter. I vissa fall behöver vi registrera dina, och ibland dina vårdnadshavares, kontaktuppgifter. Denna registrering görs för att ge dig relevant information om den aktivitet som du deltar i samt bjuda in dig till kommande aktiviteter. Ditt födelsedatum kan ibland behöva registreras för att kunna planera aktiviteten, t.ex. för att beräkna aktivitetens kostnad om priset är beroende av din ålder. Även dina kostpreferenser kan behöva registreras för att vi ska kunna planera matinköp.

Kontaktsökande

Du kan själv be om att få information från församlingen genom att lämna dina kontaktuppgifter, antingen via vår hemsida eller på annat sätt. Om du bett oss ta kontakt med dig kan dina kontaktuppgifter läggas till i mejllistor, sms-grupper eller liknande. Vi är då noga med att dessa uppgifter inte visas för övriga personer i listorna/grupperna.

Vem kan få eller har tillgång till dina personuppgifter?

Antalet medlemmar som har tillgång till församlingens matrikel är begränsat. Vem som ska ha tillgång till matrikeln beslutas av styrelsen.

Dina kontaktuppgifter kan komma att ges ut till andra medlemmar och deltagare i församlingens verksamhet när det behövs för att utföra och samordna församlingens verksamhet. Ett sådant exempel är att kontaktuppgifter till personer som är ansvariga för söndagsfikat eller ljudet kan distribueras till andra med sådant ansvar så att de till exempel kan byta ansvarsdagar sinsemellan.

Samtliga medlemmar har rätt att ta del av våra församlings- och styrelseprotokoll.

Dina personuppgifter lämnas inte ut till någon annan organisation eller företag med undantag för om de ska utföra tjänster för församlingens räkning och i så fall i samband med att ett särskilt avtal om sekretess tecknas. Vi avser inte överföra personuppgifter till ett tredjeland, dvs. ett land utanför EU/EES.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Församlingen sparar inte dina uppgifter under längre tid än vad ändamålet kräver. Nedan har vi listat några exempel på hur länge dina personuppgifter sparas:

• Är du medlem i vår församling sparas dina personuppgifter i vår matrikel så länge som medlemskapet fortlöper. Om du har döpts i församlingen sparas emellertid ditt namn, födelsedatum och dopdatum i matrikeln så länge du lever.

• Personuppgifter som lämnats av deltagare i församlingens aktiviteter sparas längst till och med utgången av året efter de samlats in. Om det rör sig om en aktivitet som pågår tills vidare, t.ex. om någon skrivit upp sig på listan för fikaansvariga, raderas personens uppgifter först när denne informerat om att den inte längre vill delta i aktiviteten.

• Om du har bett om att få information från församlingen kommer vi att spara dina kontaktuppgifter tills du ber oss sluta kontakta dig.

• Församlings- och styrelseprotokoll sparas så länge församlingen fortlever.

Datasäkerhet

Dina personuppgifter registreras som utgångspunkt i digitalt format. Matrikeln finns lagrad på en dator tillhörande den församlingsmedlem som fått i uppdrag att hålla matrikeln uppdaterad. Kopior på matrikeln finns även sparade på datorer hos de medlemmar som styrelsen särskilt beslutat ska ha tillgång till matrikeln. Personuppgifterna skyddas genom lösenord och antivirusprogram. Om ett dataintrång har skett anmäler vi detta till Datainspektionen inom 72 timmar och informerar om händelsen senast på nästa församlingsmöte.

Insyn

Alla personer vars personuppgifter har registrerats har rätt att få del av sina egna uppgifter och få felaktigheter korrigerade.

Rätten att bli bortglömd

En persons registrerade personuppgifter kan under vissa förutsättningar raderas om personen begär det. Praktiskt går det till så att man kontaktar registeransvarig.

Klagomål

Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter sker i strid med tillämplig dataskyddslagstiftning har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten; Datainspektionen.

Personuppgiftsansvarig

Elimförsamlingen i Billdal, org.nr 857202-3805, med besöksadress Letsegårdsängen 4, 427 40 Billdal och mejladress elimbilldal@outlook.com är personuppgiftsansvarig och ansvarar därmed för hanteringen av dina personuppgifter.

Registeransvarig

Församlingens registeransvarig är Emelie Liljeberg. Om du har frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta henne (tel. 0707-445010, mejladress emelie@brorstrom.se).

Rättslig grund

Enligt artikel 6 i GDPR måste varje behandling av personuppgifter vila på en rättslig grund. De rättsliga grunder som vår personuppgiftsbehandling ovan stöder sig på är framförallt ”avtal” och ”intresseavvägning”. Behandling som görs med stöd av grunden ”avtal” är sådan som krävs för att vi ska kunna administrera medlemskapet. Vid behandling som görs med stöd av grunden ”intresseavvägning” har vi bedömt att behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet och att församlingens intressen då vägt tyngre än den registrerades.

Ändringar

Denna policy är ett levande dokument och kan komma att ändras. Den senaste versionen av policyn finns alltid på vår hemsida. När policyn uppdateras kommer du att få information om detta via mejl och på hemsidan.

Mvh/ Elimförsamlingen Billdal

2019-12-13